Wie gelingt Geschäftspost im digitalen Zeitalter, Herr Nikoleizig?
Geschäftspost – das klingt nach einem altmodischen Thema. Doch auch im Jahr 2025 bleibt sie für Unternehmen unverzichtbar. Rechnungen, Verträge oder Mahnungen müssen rechtssicher, zuverlässig und oft physisch zugestellt werden. Gleichzeitig stehen Unternehmen unter Druck, ihre Prozesse zu digitalisieren, Kosten zu senken und nachhaltiger zu arbeiten.
Wie der eBrief der PIN AG diese Herausforderungen löst, erklärt Raik Nikoleizig im Interview.
Herr Nikoleizig, Geschäftspost klingt nach einem altmodischen Thema. Warum bleibt sie im Jahr 2025 dennoch so relevant für Unternehmen?
Der Eindruck täuscht: Geschäftspost spielt eine zentrale Rolle – insbesondere für Rechnungen, Abrechnungen oder rechtliche Mitteilungen. Diese Dokumente müssen sicher, rechtlich einwandfrei und oft physisch zugestellt werden. Gleichzeitig sollen Prozesse digitalisiert, Kosten gesenkt und Datenschutzrichtlinien eingehalten werden. Genau hier kommt unser eBrief ins Spiel – als moderne Verknüpfung zwischen digitaler Einlieferung und physischer Zustellung.
Welche Herausforderungen haben Unternehmen beim Versand ihrer Post heute?
Viele kämpfen mit hohen Portokosten, unflexiblen Abläufen und analogem Mehraufwand – vom Druck über die Kuvertierung bis zur Abgabe. Hinzu kommen rechtliche Anforderungen, Datenschutzvorgaben und steigende Erwartungen an Nachhaltigkeit. Oft fehlt ein klarer Überblick über die eigenen Briefprozesse. Genau hier setzt der eBrief an: automatisiert, integriert, zukunftssicher.
Wie funktioniert der eBrief konkret?
Ganz einfach: Unternehmen übermitteln ihre Briefe digital – per Webportal, Upload oder direkt über eine API. Wir übernehmen Druck, Kuvertierung, Frankierung und Zustellung. Für Empfängerinnen und Empfänger ist der Brief nicht von einem klassischen zu unterscheiden – nur dass er effizienter und klimaneutral verschickt wurde.
Worin unterscheidet sich der eBrief von anderen hybriden Postlösungen am Markt?
Wir kombinieren höchste Zustellqualität mit regionaler Nähe – unabhängig von der Deutschen Post. Dank starkem Partnernetzwerk, eigener Sortierung und flexiblen Schnittstellen bieten wir mehr als nur Technik. Kunden profitieren von direkter Betreuung, kurzen Wegen und schnellen Reaktionszeiten. Der eBrief ist kein Produkt von der Stange, sondern ein digitaler Service mit Persönlichkeit.
Welche Vorteile bringt der eBrief konkret?
Der eBrief spart Unternehmen gleich mehrfach Aufwand: Durch die digitale Einlieferung beschleunigt sich der gesamte Prozess, Drucker, Umschläge oder Frankiermaschinen werden überflüssig. Gleichzeitig sinken Porto- und Materialkosten deutlich. Auch das Personal wird entlastet, weil zeitaufwändige Arbeitsschritte wie Drucken oder Kuvertieren wegfallen. Besonders wichtig ist dabei das Thema Datenschutz: Alle Abläufe sind DSGVO-konform und zertifiziert. Und nicht zuletzt trägt der eBrief aktiv zur Nachhaltigkeit bei, da jede Sendung CO₂-neutral verschickt wird. Im Ergebnis können Unternehmen ihre internen Kosten im Schnitt um mehr als die Hälfte reduzieren – bei gleichbleibend hoher Zustellqualität.
Wo genau sparen Unternehmen gegenüber der Deutschen Post?
Die Ersparnis beginnt beim Porto. Wir bieten faire Preise – auch für kleine Mengen. Hinzu kommen Einsparungen bei Material und Prozessen: kein Papierlager, keine Kuvertierung, keine Wege zur Post. So reduzieren sich interne Kosten spürbar.
Welche Rolle spielt Nachhaltigkeit beim eBrief?
Eine zentrale. Der eBrief vermeidet unnötige Ausdrucke und Transportwege. Durch zentrales und effizientes Drucken senken wir den Ressourcenverbrauch deutlich. Zusätzlich bieten wir Recyclingpapier an. Wer auf den eBrief umsteigt, übernimmt aktiv Verantwortung für Umwelt und Zukunft.
Für welche Branchen eignet sich der eBrief besonders?
Im Grunde für alle, die regelmäßig Geschäftspost versenden: Gesundheitswesen, Energieversorger, Wohnungsunternehmen, Kanzleien oder öffentliche Verwaltung. Unsere Lösung ist skalierbar, branchenoffen und ohne Mindestvolumen nutzbar.
Können Sie ein Praxisbeispiel nennen?
Ja, die Sana Kliniken. Dort werden der eBrief für medizinische Abrechnungen, Terminbestätigungen und Patientenkommunikation genutzt. Früher lief vieles dezentral und analog. Heute läuft der Versand zentralisiert und digital – mit spürbaren Zeit- und Kostenvorteilen und einer deutlichen Entlastung der Verwaltung.
Welche Integrationsmöglichkeiten bieten Sie?
Für kleinere Mengen gibt es ein Webportal. Für größere Versender bieten wir automatisierten Versand über SFTP sowie eine leistungsstarke REST-API. Diese Schnittstellen lassen sich flexibel in ERP-, CRM- oder Output-Management-Systeme einbinden. So wird der Briefversand vollständig in bestehende Prozesse integriert – ohne manuelle Zwischenschritte.
Welche Bedeutung hat Ihr Partner- und Zustellnetzwerk?
Es ist das Rückgrat des eBriefs. Gemeinsam mit über 30 Partnern erreichen wir Empfänger bundesweit schnell und zuverlässig. In Berlin stellen wir mit eigenen PIN-Zustellerinnen und Zustellern zu – regional, effizient, CO₂-neutral. Für Sendungen ins Ausland arbeiten wir mit starken Logistikpartnern zusammen.
Welche Weiterentwicklungen sind geplant?
Bereits heute bieten wir eEinschreiben mit Sendungsnachweis. Derzeit arbeiten wir an einem neuen Webportal für mehr Nutzerfreundlichkeit. Außerdem planen wir Vorabscans, damit Empfänger ihre Briefe bereits digital einsehen können, bevor sie physisch eintreffen.
Wird der klassische Brief irgendwann verschwinden?
Nein. Papierpost bleibt dort relevant, wo Nachweisbarkeit, Seriosität und gesetzliche Vorgaben gefragt sind. Aber der Weg dorthin wird digitaler. Unternehmen drucken nicht mehr selbst, sondern übermitteln Inhalte zentral und automatisiert. Der Brief wird so zur digitalen Komponente in einem hybriden Kommunikationsmix – und genau dafür ist der eBrief gemacht.
Welchen Rat geben Sie Unternehmen, die ihren Briefversand noch nicht hinterfragt haben?
Fragen Sie sich: Würden Sie heute noch Rechnungen per Schreibmaschine tippen? Wahrscheinlich nicht. Also warum dann noch Briefe per Hand kuvertieren? Wer jetzt umstellt, spart sofort Zeit, Geld und Nerven. Digitalisierung beginnt bei den kleinen Alltagsprozessen – und der eBrief ist dafür ein idealer erster Schritt.
Raik Nikoleizig ist seit über zehn Jahren als Key Account Manager bei der PIN AG tätig. Er begleitet Unternehmen bei allen Fragen rund um den modernen Briefversand und entwickelt maßgeschneiderte Lösungen für digitale Prozesse. Besonders der eBrief liegt ihm am Herzen, weil er einen effizienten, rechtssicheren und zugleich nachhaltigen Versandweg ermöglicht. Dabei unterstützt Raik seine Kundinnen und Kunden individuell – egal ob über das Webportal, eine sichere SFTP-Anbindung oder die Integration per API.
Mehr Informationen zum eBrief gibt es hier.
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